7 Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν αγοράσετε ένα λογισμικό διαχείρισης εταιρικών συνεδριάσεων

διαδικτυακή συνάντηση

Στο σημερινό χώρο εργασίας, η συμμετοχή σε διαδικτυακές συναντήσεις έχει γίνει ολοένα και πιο διαδεδομένη. Ωστόσο, με τόσες πολλές εναλλακτικές, η επιλογή του καλύτερου λογισμικού διαδικτυακών συναντήσεων για την εταιρεία σας μπορεί να είναι δύσκολη. Καθε λογισμικό διαχείρισης εταιρικών συναντήσεων το πρόγραμμα έχει το δικό του σύνολο χαρακτηριστικών και λειτουργιών.

Επειδή οι συναντήσεις μπορεί να συνεπάγονται συνεργασία με διασημότητες και υψηλού προφίλ CEO, η ασφάλεια και η κρυπτογράφηση είναι ζωτικής σημασίας. Υπάρχουν εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις για τηλεδιάσκεψη που διασφαλίζουν ότι οι συνομιλίες είναι ασφαλείς, κρυπτογραφημένες και διανεμημένες. Δεν υπάρχει ποτέ ανησυχία ότι ένα τμήμα της συνομιλίας θα διαρρεύσει ή θα διαβαστεί σε έναν κεντρικό διακομιστή.

2. Επιλογές εγγραφής

Η δυνατότητα καταγραφής συσκέψεων καθώς συμβαίνουν είναι χρήσιμη για ορισμένες εταιρείες. Αυτό το εργαλείο είναι ωφέλιμο, καθώς τους επιτρέπει να αναθεωρήσουν τι ειπώθηκε και πώς πήγε η συνάντηση και να βελτιώσουν τη διαδικασία τους.

Συνήθως είναι καλή ιδέα να καταγράφετε τεράστιες συναντήσεις, ώστε να μπορούν να καταλάβουν πώς να λάβουν τις περισσότερες πληροφορίες σε εύλογο χρονικό διάστημα.

3. Ενσωματωμένο Ημερολόγιο

Το πιο δύσκολο κομμάτι του κρατήματος ενός διαδικτυακή συνάντηση είναι η εύρεση ενός χρόνου που λειτουργεί για όλους. Ο προγραμματισμός μιας συνάντησης μπορεί μερικές φορές να διαρκέσει περισσότερο από την ίδια τη συνάντηση. Από αυτή την άποψη, η ενσωμάτωση ημερολογίου είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.

Το πρόγραμμα που παράγει δωρεάν παράθυρα και επιτρέπει στους συμμετέχοντες να επιλέξουν μια ώρα για μια εκδήλωση πριν την προσθέσουν στο ημερολόγιο είναι ευεργετικό σε αυτήν την περίπτωση.

4. Εφαρμογή για κινητά

Είναι σημαντικό να έχετε μια εφαρμογή για κινητά για λογισμικό διαδικτυακών συσκέψεων. Μπορείτε να συμμετάσχετε στη διάσκεψη όπου κι αν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για κινητά.

Επομένως, εάν έχετε προγραμματίσει μια συνάντηση για εκείνη την ημέρα, δεν χρειάζεται να την ακυρώσετε ή να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε κοντά σε υπολογιστή για να συμμετάσχετε. Λειτουργεί επίσης ως εφεδρικό αντίγραφο σε περίπτωση δυσλειτουργίας του υπολογιστή ή της σύνδεσής σας στο Διαδίκτυο.

5. Τεχνική Υποστήριξη

Πόσο συχνά αντιμετωπίζετε τεχνικά ζητήματα όταν κάνετε διαδικτυακές συναντήσεις; Δυστυχώς, όταν ασχολείστε με αντικείμενα μέσω του Διαδικτύου, τα πράγματα μπορεί γρήγορα να πάνε στραβά.

Ωστόσο, ας υποθέσουμε ότι το λογισμικό συσκέψεών σας περιλαμβάνει τεχνική βοήθεια. Σε αυτήν την περίπτωση, θα είναι πολύ πιο εύκολο να επιδιορθώσετε το πρόβλημα και να αποκαταστήσετε τη σύνδεση, ώστε η επιχείρησή σας να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά.

6. Κοινή χρήση οθόνης

Ένα από τα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά του λογισμικού διαδικτυακών συσκέψεων, ειδικά για μικρές εταιρείες όπως η δική μας, είναι η κοινή χρήση οθόνης. Σε μια μικρή εταιρεία, σπάνια έχετε την ευκαιρία να καθίσετε και να εξετάσετε μαζί ένα έγγραφο ή ένα έργο. Μπορούμε απλώς να κοιτάξουμε μαζί βασικά έγγραφα χρησιμοποιώντας κοινή χρήση οθόνης για λογισμικό διαδικτυακών συσκέψεων.

7. Φιλικό προς το χρήστη

“Ευέλικτο και απλό στη χρήση” Οι συμμετέχοντες σε διαδικτυακές συναντήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιοδήποτε είδος gadget ή λειτουργικό σύστημα. Είναι σημαντικό να επιλέξετε λογισμικό που είναι αρκετά προσαρμόσιμο ώστε να λειτουργεί με διάφορες συσκευές, όπως τηλέφωνα, tablet, φορητούς υπολογιστές, Windows και Mac.

Δεν θέλετε κάποιος να μην μπορεί να παρευρεθεί στη σύσκεψη επειδή το λογισμικό δεν είναι συμβατό.

Κατά την επιλογή του λογισμικού διαχείρισης εταιρικών συσκέψεων, πρέπει να επιλέξετε ποια χαρακτηριστικά είναι πιο σημαντικά για εσάς και το προσωπικό σας για να καθορίσετε τι θα λειτουργήσει καλύτερα για τον οργανισμό σας. Τι γίνεται με τα μοναδικά χαρακτηριστικά; Είναι πιο απαραίτητο για την εταιρεία σας να μοιράζεται τις οθόνες σας ή να έχει απλό λογισμικό για χρήση;